El Observador Secreto

El Observador Secreto

Uno de los problemas más grandes de las empresas y organizaciones cuando buscan generar cambios, son los indicadores. ¿Cómo medimos los cambios en el comportamiento? ¿Cómo nos damos cuenta si las cosas están cambiando o no?

Este experimento nace como respuesta a estos cuestionamientos, en específico, a cómo medimos el cambio de hábitos en una reunión en relación con escucha, interrupciones, propuestas nuevas, participación, etc. En uno de nuestros y talleres de construcción cultural, nació esta dinámica particular que nos permite medir, sin juzgar, sin acusar y buscando la mejora de todo el equipo.


Esta actividad está diseñada para empresas y organizaciones de cualquier tamaño. Es importante que todas las personas conozcan la existencia de este experimento y su funcionamiento y objetivos.


Preparación:

  • Se definen cuales son las cosas que debe de medir el Observador Secreto en cada una de las reuniones (por ejemplo, interrupciones, puntualidad, participación, etc) dependiendo de los hábitos que se estén buscando fomentar en la empresa.
  • Se define una forma estructurada de cómo se van a realizar los reportes (los Cuestionarios de Google Docs son una buena herramienta). Muy importante, estos deben de ser siempre anónimos, tanto por parte de la persona a quien le tocó ser el Observador Secreto, como de sus comentarios. El objetivo es medir, no juzgar.
  • Se le indica a las personas que cada vez que vayan a solicitar una reunión, deben de definir quién será el observador secreto, y que es importante rotar a la persona, intentando que no sea siempre la misma.

Desarrollo de la Actividad:

Cuando se convoca una reunión, el organizador de la misma define, sin conocimiento del resto de los participantes, quien será para esa reunión el Observador Secreto.

Durante la reunión, el observador secreto tomará las notas que considere necesarias, y medirá las cosas que sean importantes para la empresa, por ejemplo si estamos fomentando la comunicación, entonces podemos usar como indicador la cantidad de interrupciones (indicador negativo) o la cantidad de veces que las personas piden la palabra sin interrumpir (indicador positivo). En caso de buscar fomentar la participación, solo debe de anotar cuantas personas participaron durante la reunión (indicador positivo) o cuantas personas no participaron durante la reunión (indicador negativo). Recordemos que el objetivo no es juzgar, por lo que nunca se anota o se menciona quienes son las personas que participan o que interrumpen.

Posterior a la reunión, el Observador Secreto llena de forma anónima un documento donde ingresa la información de lo observado.


Seguimiento:

Cada semana, quincena o mes, revisamos los datos entregados por todos los observadores secretos y preparamos un reporte de los cambios que se dan durante las reuniones y si los cambios son positivos o negativos.

Igualmente es importante que haya un documento donde todas las personas, siempre de manera anónima, anoten cuantas veces han sido observadores secretos y cualquier comentario sobre este formato de medición.


Compartir tus Resultados:

Para poder seguir mejorando, tus resultados nos ayudan a generar más datos y así poder crear más y mejores experimentos. Puedes compartir con la comunidad del Laboratorio de Hábitos en Facebook, o puedes contarnos tus experiencias de manera anónima y privada llenando este breve documento y escogiendo el experimento  “El Observador Secreto”.


¡Sigue experimentando, sigue construyendo, sigue compartiendo!
Atte: Los Científicos del Laboratorio de Hábitos, Cultura 52


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